Dijitalleşmenin artmasıyla birlikte işletmelerin belge düzenleme süreçleri de elektronik ortama taşındı. Bu dönüşümün en önemli parçalarından ikisi e-Fatura ve e-Arşiv fatura sistemleridir. Her iki sistem de elektronik belge yönetimi açısından büyük kolaylıklar sağlasa da, kullanım alanları ve yasal kapsamları açısından önemli farklar içerir. Bu yazımızda e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki farkları detaylı bir şekilde ele alıyoruz.
e-Fatura Nedir?
e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda oluşturulan ve iletilen dijital faturadır. Alıcı ve satıcı arasında güvenli ve hızlı şekilde iletilir ve kâğıt faturayla aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. e-Faturalar, GİB sistemi üzerinden anlık olarak gönderilip alınır, böylece faturaların takibi kolaylaşır ve mali işlemlerde güvenlik sağlanır. İşletmelere zaman ve maliyet tasarrufu sunan e-Fatura, dijital dönüşümün önemli bir parçasıdır.
e-Fatura Kimler İçin Zorunlu?
- 2023 yılı brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler,
- e-Fatura sistemine geçmiş olan firmalarla ticari ilişkisi bulunan şirketler,
- Enerji, inşaat, e-ticaret ve maden sektöründeki belirli mükellef grupları, e-Fatura kullanmakla yükümlüdür.
e-Arşiv Fatura Nedir?
e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine dahil olmayan kişi ve kurumlara düzenlenen dijital fatura türüdür. Bu sistemde oluşturulan faturalar, hem elektronik ortamda gönderilebilir hem de çıktısı alınarak fiziksel olarak iletilebilir. Ayrıca, oluşturulan faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) günlük olarak raporlanır ve işlemler GİB’in e-Arşiv Portalı üzerinden yürütülür. İşlemlerinizi daha hızlı, pratik ve güvenli bir şekilde yönetmek için Şirket360’ın geliştirdiği kullanıcı dostu e-Arşiv Portalı çözümünü tercih edebilirsiniz. Böylece, tüm e-Arşiv fatura süreçlerinizi tek bir platformdan kolayca kontrol edebilirsiniz.
e-Arşiv Kimler İçin Uygundur?
- e-Fatura sistemine dahil olmayan müşterilere satış yapan firmalar,
- Bireysel müşterilere satış gerçekleştiren e-ticaret siteleri,
- Kâğıt fatura kesmek yerine tüm işlemlerini dijital ortamda gerçekleştirmek isteyen tüm firmalar, e-Arşiv sisteminden yararlanabilir.
e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasındaki Temel Farklar
| Özellik | e-Fatura | e-Arşiv Fatura |
|---|---|---|
| Alıcı | Yalnızca e-Fatura mükellefi olan firmalar | Herkes (e-Fatura mükellefi olmayan firma ve bireyler dahil) |
| İşleyiş Tipi | Çift yönlü: Gönderici ve alıcı da sistemde kayıtlıdır, cevaplama özelliği vardır | Tek yönlü: Sadece gönderici e-Arşiv sistemindedir, cevaplanamaz, yalnızca itiraz edilebilir |
| Gönderim Yolu | GİB sistemi üzerinden otomatik gönderim (CTC - clearance modeli) | Fatura alıcıya iletilir, gün sonunda GİB’e raporlanır (CTC - raporlama modeli) |
| GİB Rolü | GİB, her faturayı gönderim öncesinde kontrol eder ve onayladıktan sonra alıcıya iletir | GİB, faturaları doğrudan iletmez; sadece raporları alır |
| Fatura Formatı | UBL-TR formatında düzenlenmesi zorunludur | Serbest format veya UBL-TR formatı kullanılabilir |
| Gönderim Şekli | GİB sistemi üzerinden dijital olarak | E-posta, çıktı veya sistem üzerinden PDF olarak gönderilebilir |
| GİB’e Bildirim | Anlık ve doğrudan iletilir | Günlük toplu raporlama yapılır |
| Hukuki Geçerlilik | Elektronik ortamda geçerli, kağıt çıktısı alınmaz | Hem elektronik hem de istenirse kağıt çıktı ile iletilebilir |
| Zaman Damgası | Kullanılmaz | Zaman damgası uygulanır |
| Zorunluluk Durumu | Belirli ciro ve sektörlerde zorunludur | Özellikle e-ticaret satışlarında ve yüksek tutarlı işlemlerde zorunludur |
| Kimler Kullanabilir? | e-Fatura sistemine gönüllü ya da zorunlu olarak geçen mükellefler | Özel entegratörler aracılığıyla isteyen her firma kullanabilir (e-Fatura mükellefi olmasa bile) |
| Cevaplama / İtiraz | Alıcı cevap verebilir (örneğin kabul, red vs.) | Alıcı cevap veremez, yalnızca itiraz hakkı vardır |
Hangisini Kullanmalıyım?
e-Fatura ve e-Arşiv arasında seçim yaparken işletmenizin büyüklüğü, müşterileriniz ve faaliyet alanınızı dikkate almalısınız. Eğer e-Fatura mükellefiyseniz ve sadece diğer kayıtlı firmalarla fatura alışverişi yapıyorsanız, e-Fatura sistemini kullanmanız gerekir. Ancak e-Fatura sistemine geçtiğinizde, e-Fatura mükellefi olmayan kişilere (örneğin son tüketicilere veya kayıt dışı firmalara) fatura gönderebilmek için otomatik olarak e-Arşiv faturası kesmeniz gerekmektedir. Özellikle e-ticaret ve perakende satış yapan işletmeler için bu durum çok önemlidir. Bu süreçlerde tam uyumlu, kolay kullanım sağlayan ve yasal gereklilikleri karşılayan muhasebe programları kullanmak işinizi kolaylaştırır. Bu ihtiyaçlarınızı karşılayacak kapsamlı çözümler için Muhasebe Programı sayfamıza göz atabilirsiniz.
