Sanal Ofis Çözümleri

Sanal ofis, fiziksel bir ofis kiralamadan, yasal bir iş adresine ve bazı ofis hizmetlerine sahip olmanızı sağlayan profesyonel bir hizmet modelidir. Özellikle yeni girişimciler, freelancerlar ve maliyetlerini düşürmek isteyen küçük işletmeler için ideal bir çözümdür.

Sanal ofis hizmetiyle işletmeniz için resmi bir adres edinir, bu adresi ticaret sicil kaydı ve vergi dairesi işlemlerinde yasal olarak kullanabilirsiniz. Bununla birlikte sanal ofis sağlayıcınız; posta-karşılama, kargo bildirimi, telefon yanıtlama ve zaman zaman toplantı odası kullanımı gibi hizmetleri de sunabilir.

Bu model sayesinde yüksek ofis kirası, fatura ve stopaj gibi geleneksel giderlerden tasarruf ederek, işinizi dijital ortamda sürdürebilir, aynı zamanda profesyonel bir kurumsal imaj oluşturabilirsiniz.

Hayır, sanal ofis hizmeti alan işletmeler, klasik ofis kiralayanlara kıyasla stopaj vergisi ödemezler. Çünkü sanal ofis hizmeti, bir kira sözleşmesinden ziyade hizmet sözleşmesi kapsamında sunulur. Bu da işyeri kirası üzerinden doğan stopaj yükümlülüğünü ortadan kaldırır. Bu durum hem vergi avantajı sağlar hem de maliyetleri düşürür.

Sanal ofis adresiniz, şirketinizin itibarı, müşteri güveni ve bazı durumlarda vergi dairesi ataması açısından önem taşır. Prestijli ve merkezi lokasyonlar, özellikle İstanbul, Ankara gibi büyükşehirlerde, müşterilerinizin gözünde olumlu bir izlenim yaratır. Ayrıca ticaret siciline kaydolacağınız vergi dairesi de ofisin bulunduğu lokasyona göre belirlenir. Bu nedenle sanal ofis seçerken sadece fiyat değil, konum da mutlaka değerlendirilmelidir.

Sanal ofis hizmetiyle şirket kurmak tamamen yasal bir süreçtir ve günümüzde birçok girişimci tarafından tercih edilir. Süreç şu şekilde işler: Öncelikle sanal ofis sağlayıcınızdan adres hizmeti alırsınız, ardından bu adresle birlikte ticaret sicil kaydı yapılır. Vergi dairesi yoklaması yapılır ve şirket kuruluşu tamamlanır. Şirket360 gibi profesyonel hizmet sunan firmalar, tüm bu süreci sizin adınıza hızlıca yönetir.

Sanal ofis üzerinden şahıs şirketi ya da limited şirket kurmak için aşağıdaki belgeler talep edilir:

• Kimlik fotokopisi (veya e-imza ile dijital onay)
• Noter onaylı imza beyannamesi
• İkametgah belgesi
• Kira sözleşmesi yerine sanal ofis hizmet sözleşmesi
• Ticaret unvanı ve faaliyet alanı bilgileri

Kurulum türüne göre farklı belgeler gerekebilir. Şirket360, başvuru aşamasında hangi belgenin gerektiğini size özel olarak belirtir ve süreç boyunca destek sağlar.

Sanal ofis adresinizin bulunduğu ilçe ya da semte göre bağlı olduğunuz vergi dairesi otomatik olarak atanır. Örneğin, ofis adresiniz Kadıköy'deyse Kadıköy Vergi Dairesi'ne bağlı olursunuz.

Kurulum sonrası vergi dairesi, adresinize yoklama memuru gönderir. Bu memur, firmanızın adreste faal olduğunu kontrol eder. Sanal ofislerde bu işlem genellikle hizmet sağlayıcının yönlendirmesiyle başarıyla gerçekleşir. Ancak yoklama tarihinde ofiste kimse bulunmazsa, şirket kurulumunuz gecikebilir ya da reddedilebilir. Bu nedenle yoklama gününde hazırlıklı olmak önemlidir. Şirket360, bu süreçte sizi bilgilendirir ve memur karşılaması gibi hizmetlerle destek sunar.

Gerçek ofis fiziksel bir alanda bulunurken, sanal ofis sadece adres, telefon yanıtlama ve postane hizmetleri gibi sanal hizmetler sunar.